Gider Tahakkuk

Kategori	2007 Faliyet Raporu
Düzenleme  Tarihi	11 :Kasım 2009

18/01/2007 tarihinden itibaren gider tahakkuk birimi tarafından yapılan ve 2008 yılında yapılması planlanan faaliyetler maddeler halinde sıralanmış olup; bilginize sunulmuştur.

2007 YILI İÇERİSİNDE YAPILANLAR

1-     2005-2006-2007 yılı bütçelerinin gerçekleşme durumları göz öne alınarak 2008 yılı döner sermaye bütçesi hazırlandı.

2-     Hizmet alımlarıyla ilgili olarak hazırlanan ödeme evrakları; firmaların evrak bütünlüğünü sağlaması açısından tek düzene konarak ödeme dosyaları için dizi pusulası hazırlanmış olup; Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne uygun olarak kontrol ve muayene komisyonları yeniden düzenlemiştir.

3-     Kontrol ve muayene komisyonundaki kişilerin neleri kontrol edeceğine dair detaylı bilgilendirme amaçlı doküman hazırlanmıştır.

4-     İş deneyim belgesi(iş bitirme-iş durum) formatına uygun olarak yeniden düzenlenmiş ve belge alınması için istenen belgeler ile iş deneyim belgesi(iş bitirme-iş durum) verilirken dikkat edilecek hususlar karışıklığa sebebiyet vermeyecek şekilde net olarak ortaya konulmuştur.

5-     Doğrudan teminle yapılan alımlarda (hastalara malzeme alımı, hastanenin çeşitli birimlerine malzeme alımı ve teknik servis talepleri) dikkat edilecek hususlar net olarak ortaya konulmuş ve dosyaların ödeme açısından incelenmesindeki düzensizlik ortadan kaldırılmıştır.

6-     Kesin teminat iadelerinde; kesin teminat iade formu yeni yasal düzenlemelere uygun olarak tekrar düzenlenmiş ve kesin teminat iade edilirken dikkat edilecek hususlar ile istenen belgeler (firmalar ve birim çalışanları açısından) net olarak ortaya konulmuştur.

7-     Tek düzen hesap planı tekrar gözden geçirilerek; hastanemiz adına işlerin daha düzenli takibi açısından yapılması gereken tedbirler alınmış ve düzenlemenin genel olması açısından bakanlığa bu konuda öneri yazısı yazılmıştır.

8-     Hastanemizin hizmet satın aldığı firmaların fatura kesimlerinde ve ödemelerde birliktelik açısından; vergi numaramız, saymanlığımızın adını, kodunu ve hastane kodumuzu gösteren kısa bilgi formu düzenlemiştir.

9-     İhale dosyalarının ödeme açısından incelenmesinde kolaylık olması açısından açık ihalelerde teklif zarfı açma ve belge kontrolü tutanağı ve sözleşme öncesinde istenen belgelerle ilgili dizi pusulası düzenlenerek Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne uygun olarak hazırlanmıştır.

10-  2007 Mayıs ayından itibaren uygulanan merkezi yönetim harcama belgeleri yönetmeliğine göre ödeme emri, muhasebe işlem fişi ve ekleri yeniden düzenlenmiştir.

11-  Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne göre ödeme emrine ve muhasebe işlem fişine eklenen belgeler tablolar halinde yeniden düzenlenmiştir.

12- İta amiri onay belgesi ve harcama talimatı Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne göre yeniden düzenlemiştir.

13- Hastanemize alınan her türlü alımlarda ilgili depolara göre görevlendirilen taşınır kayıt kontrol  yetkililerince düzenlenen taşınır işlem fişlerinin hataları düzeltilmiştir.

14- Ödeme dosyalarında yaşanan sorunlar baştabipliğe iletilmiş olup; malzeme istemi ve ödeme evraklarının düzeniyle ilgili tamim yayınlanmıştır.

15- Bütçenin takibi sağlanmış olup; ilgili birimlere aylık olarak harcama ve kalan bütçe durumunu gösteren çizelgeler hazırlanmıştır.

16-  Hastanemizde alacağı olan firmaların temlik talepleri ve bakanlığımıza borcu olan, icralık ve hacizli firmalar düzenli bir şekilde takip edilmiştir.

17- Mahsuplar, icra ve haciz ihbarnamelerinin düzenli takibi açısından; borç, alacak, icra ve haciz ihbarnamelerine ilişkin olarak; doğrudan temin, satınalma ve ödeme birimleriyle koordineli çalışılıp, haciz ihbarnamesi aslı üzerine alacağı ilişkin “ödeme yapılmıştır / yapılmamıştır, alacağı vardır / yoktur, sözleşme yapılmıştır / yapılmamıştır vb.” ifadelerin düşülerek imza altına alınması sağlandı.

18-  Hastanemize mal veya hizmet veren firmaların ödeme dosyaları en kısa zamanda incelenerek ödeme emirleri bütçe koduna uygun olarak düzenlenerek  saymanlığımıza iletilmiştir. Saymanlık tarafından tespit edilen hatalar ilgili birimlerce en kısa sürede düzeltilerek ödemenin geciktirilmesi önlenmiştir.

19-  Yeşil kartlı hastalara alınan malzemelerin hasta faturasına yansıtılması sağlanmış ve kullanıldı belgeleri eksik hasta dosyası ödeme birimine işlemler tamamlandıktan sonra kabul edilmiştir.

20-  Resmi yazışma kurallarına uygun olarak resmi yazışma formatı düzenlenerek birimimizdeki  yazışmalar resmi yazışma kurallarına uygun hale getirilmiştir.   

21-   DMO talepleri birimizce karşılanmakta olup; avans açma ve kapamalar titizlikle takip edilmektedir. Ayrıca DMO’dan yapılan taleplerin en kısa sürede hastanemize teslim edilmesi sağlanmıştır.

22-  Elektrik, su ve doğal gaz talepleri baştabipliğimizin alınmasına ilişkin onayından sonra birimimize kabul edilerek en kısa zamanda alımı gerçekleştirilmiştir.

23-   Birimde çalışanlara ödemelerle ve günlük resmi işlerde uyulması gereken konularda  hizmet içi eğitim verilmektedir. Ayrıca birimimdeki ödeme evrakı hazırlayan personeller teşvik amacıyla ödemeyle ilgili düzenlenen seminerlere ve kongrelere gönderilmiştir.

24-   Çerçeve sözleşmeler kapsamında; hastanelerden hizmet alınırken ve hizmet satarken konuyla ilgili hizmet satınalma sözleşmeleri düzenlenmiştir.

25-  İhale ve doğrudan dosyalarının konulması için dosya dolapları yaptırılmıştır.

26-   İhale ve doğrudan temin yoluyla ödemesi yapılan ve iptal edilen dosyalar dosya numarasına göre numaralandırılmış dolaplara düzenli olarak konulması sağlanmıştır.

27-  Hastanemizden saymanlığa ödenmek üzere gönderilen  firma ve diğer ödemelerin ne zaman ödendiğinin takibi açısından; gönderilen ödemeler tarih sırasına göre kayıt altına alınmıştır.

28-   Gelen yazılar ve ödenmek üzere birimimize gelen ödeme dosyaları ve faturalar tarihlerine göre kayıt altına alınarak gerekli işlemler yapılmıştır.

29-  Giden yazılara birimizden çıktığını belirtmek ve yazımızın takibi açısından numara verilmeye başlanmıştır.

30-   Kesin Teminat iadelerinde; iade edilen teminatlar kayıt altına alınarak evrak numarası verilerek firma yetkililerine zimmet karşılığı teslim edilmesi sağlanmıştır.

31-  İstem Formlarında; Malzeme talebi yapan birimlerin imzası, Malzeme istemlerinde ilgili deponun onayı ve ilgili depo sorumlusu tarafından bütçe kodunun yazılması, Hasta reçetelerinde eczanemizde yoktur kaşesinin ve onayın olması, Uygun görülen mal ve hizmetin alım şeklinin hastane müdürü/baştabip tarafından belirtilerek imzalanması, Uygun görülen taleplerin başhekimlik onayı ve mührünün olması, Cihaz bakım onarımlarında ise ilgili servisin resmi yazışmaya uygun düzenlenmiş yazısı, Cihazların ve demirbaşların bakım onarımlarında; cihaz bilgi formunun düzenlenmesi, Düzenlenen bilgi formunda ilgili servis sorumlusu ve demirbaşlardan sorumlu ayniyat personelinin imzaları olacak şekilde birimimize teslim edilmesi sağlanmıştır.

32-  İhale dosyaları ve sözleşme yapılması planlanan doğrudan temin dosyaları için ita amiri onayı alınırken muayene ve kontrol komisyonu üyeleri belirlenmiş olarak ekte sunulması sağlanmıştır.

33-  Doğrudan teminle hasta malzemesi ve diğer malzeme taleplerinde firmalara ilgili malzeme alımıyla ilgili evraktan numara almış teklif vermeye davet yazısının düzenlenmesi sağlandı.

34-  Davet yazısı gönderilen firmalardan gelen tekliflere; uygundur veya uygun değildir şerhi konulup teklifler imzalandıktan sonra piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi sağlanmıştır.

35-  Doğrudan teminle alımlarında gerektiğinde sözleşme ve protokolün yapılması sağlanarak, sözleşme pulunun yatırılması sağlanmıştır.

36-   Doğrudan temin hasta malzemelerinde ilgili birim tarafından kullanıldı raporunun düzenlemesi ve hastanın faturasına işlendi onayının alınması sağlanmıştır.

37-  Bakım ve onarım gerektiren demirbaşlarda veya cihazlarda parça değişimi olması halinde; şartnameye göre ATO’dan faturanın tasdik  ettirilmesi sağlanmıştır.

38-  Doğrudan Teminde piyasa fiyat araştırma tutanağı başhekimliğe onaya sunulup onay alınması halinde damga vergisinin yatırılması sağlanmıştır.

39-  Doğrudan Teminde piyasa fiyat araştırma tutanağına en düşük fiyatı teklif eden ve teklifi uygun görülen işin yapılmasıyla firmalara ilgili evrak kayıtlı yazıların gönderilmesi sağlanmıştır.

40-  Talep edilen malzeme veya arızalı cihazla ilgili teknik şartnamenin hazırlanması ve şartnamenin en az üç kişi tarafından imzalanmış olması ayrıca cihaz genel durum raporu ile cihaz görüldü belgelerinin düzenlenerek ilgili kişilerce eksiksiz imzalanması sağlanmıştır.

41- Taşınır İşlem Fişinin; fatura ve bütçe kodlarına uygun düzenlenerek taşınır kayıt yetkililerince ve teslim eden tarafından imzalanması(firma, muayene komisyonu başkanı, teslim alan vb.) sağlanmıştır.

42- Her ihale veya doğrudan temin için dosya açılıp numara verilmesi, dosya kapağındaki gerekli bilgilerin doldurulması ve dosyalara dizi pusulasının düzenlenmesi sağlanmıştır.

43-  Kızılay kan bankası ve diğer birimlerden alınan kan, serum, diyaliz suyu analizi hıfzısıhha merkezine sözleşme gereği yaptırılmış olup; faturalar ilgili birimlerce incelenmesi ve uygun görülen faturaların ödenmesi sağlanmıştır.

44- Hastanemizde çıkan tüm döner sermaye bütçesi ödemelerinin bütçe kodlarına göre ödeme emirlerinde düzen sağlanmış ve saymanlığımızdan alınan bütçe harcama kodları ilgili birimlere dağıtılmıştır.

45- Kasım ayından itibaren hastanemizin KDV, muhtasar ve damga vergisi beyannameleri verilmeye başlanmış olup; aylara göre beyanname verilecektir.

46- 2007 yılında ihalelere katılan ve malı teslim eden (19-A) ile 656 firmaya 26.225.159,50 YTL, doğrudan temin (22-D) alımla 415 firmaya 3.073.573,93 YTL, doğrudan temin (22-F) alımla 255 firmaya 1.099.179,07 YTL, (3-E) ile 7 firmaya 507.652,52 YTL, (22-B) ile 69 firmaya 1.845.503,03 YTL, (21-F) ile 5 firmaya 169.601,38 YTL ödeme yapılmıştır. İhale, doğrudan temin, DMO, elektrik, su,vb. giderler olmak üzere 38.701.826,71 YTL’lik gider birimimiz tarafından gerçekleştirilmiştir.

47- Birimimiz tarafından saymanlığa gönderilen 1911 ödeme emrinden 16 tanesi çeşitli nedenlerle iade edilmiş ve düzeltmeler yapılarak tekrar ödenmek üzere saymanlığa gönderilmiştir. Bu da ortalama % 0,83’ye denk gelmekte olup; hata payımız %1’in altınadır.

48- Birimimize 403 adet evrak gelmiş olup; 197 firmaya kesin teminat iadesi, 36 firmaya iş deneyim belgesi verilmiş ve ayrıca 140 resmi yazışma yapılmıştır.

49- Birimimizde aktif olarak;3 memur, 2 hizmetli memur olmak üzere toplam 5 kişi çalışmaktadır.

2008 YILINDA YAPILMASI PLANLANAN FAALİYETLER

1- Hastanemize alınan mal ve hizmetlerin alımının, muayenesinin ve ödemesinin takibi açısından muhasebe birimi oluşturulmaya çalışılacaktır.

2- Ödemeler gruplara ayrılarak; birimde çalışan herkesin her işi yapabilecek duruma gelmesi sağlanmaya çalışılacaktır.

3-  Döner sermaye bütçesi ve genel bütçe ödemeleri ayrılarak; bütçelerin takibinin daha sağlıklı takibi ve oluşturulması sağlanmaya çalışılacaktır. Teşekkür Ederiz.

                                                                Gider Tahakkuk Birimi Çalışanları Adına

                                                         Hast.İşlt.Uzm. Mustafa ÖZ ( Hastane Müdür Yardımcısı)

 [- Sayfayı yazdır - ] |  | [- İletişime Geç-]